電話問い合わせが苦手なあなたへ

電話をかけることが苦手な人は少なくないと思います。
相手の時間を奪うから
相手の顔が見えないから
緊張して伝えたいことがまとまらないから
たくさんの理由で電話をすることがとてもを苦に感じていませんか？

電話が苦手であるという意識から、いろんなことが後回しになっていたり手間が増えている可能性があります。ここで、接客業・電話受付・クレーム対応・預かり保育での保護者対応など様々な場面で電話対応してきためろぽんが電話をする時のポイントをお伝えします。

問い合わせが必要な場面

例えば…
・帰宅後買い物のレシートを見ると、購入していないものが入っていて多く支払いをしてるけど、どうしよう。お店に行ってみるかな？その場で気づかなった私が悪いか…
・携帯のプランが最近高い気がするからプランの詳細を知りたいけどいつの休みに行こうかな。このままでいいか…
・領収証が必要だったのに、無くした。もらい忘れ？どうしよう。自腹かぁ
・購入商品に不具合があったけど、どうしよう。

電話が苦手な人にとっては”電話をする”という手段は頭にも浮かばず、お店に足を運ぶことが一番に浮かぶと思います。結局お店に行くことになると思いますから、悪くないんですが、ここで損をしていることをお伝えします。

問い合わせをしないとここが損

ここが損
・お店に行くために時間調整、店舗に行く時間、お店についてからから問い合わせるための時間、調べる時間とにかく時間を取られる。（時間の損）
・携帯料金必要ないプランを払い続けることになる。（お金の損・時間の損）
・領収証の紛失で自腹を覚悟（お金の損・領収書紛失による信頼がなくなる）
・不具合のある商品を使い続けることになる(お金の損・ゴミを増やす）

電話で先に問い合わせをして、悩み事を１つでも先に潰してもらいたいです。

電話問い合わせを先にしておくといいこと

お店に行って迅速に対応してくれたら一番いいですが、お店の状況によっては店員さんに話しかけることができなかったり、責任者不在のため問い合わせができなかったりすることもあるんじゃないでしょうか？　ここで先に電話で内容を伝えておくとこれからの行動を決めることができ、不安を抱えたまま過ごす時間が少なくなります。

電話対応で先に解決できること
・お店に行くと名前を伝えるだけで要件が伝わる＆数分で用事を済ませることができる。
・店舗に行く前に使っていないプランやサブスクを解約して、次の来店時の予約ができる。店舗行くまで必要ない料金を払う必要がない上に、店舗での待ち時間を短縮できる。
・領収証を再発行できるかまずは確認・そして発行してもらった後は郵送で送ってもらえることもあるため、時間を作らなくていいこともある。
・商品の不具合は、先方にとっても欲しい情報です。新品と交換してもらえることもあります。

全てにおいて電話での問い合わせはお店側にとっては準備をするために必要な時間を作れるため面倒な対応ではありません。（私は面倒だと思ったことはありませんでした ）

電話をする前に

領収証が必要なのにもらっていないまたは無くした場合にどう伝えますか？
電話が苦手な人の特徴で、相手には関係のないことを話していることが多いように感じます。領収証の発行ができるかを聞きたいのに、買い物をした時の状況（たくさん買ったから荷物を運ぶのに必死で…など）や領収証が必要な理由（支援金の申請、企業に提出、など）や自分の心情などを話す人もいます。
電話を受けた人は、何を言いたいのか考えいくつか質問をしてみても、同じようにお店には関係ないことを話すこのになるので電話対応が長くかかってしまします。
紙とペン（かけるものを）用意して以下の内容を書いてください

例：購入していないものを多く支払いをしている。
例：携帯料金が高いので解約できるものはないか教えて欲しい。
例：（レシートがないが）領収証を発行して欲しい。
例：いつ頃購入した商品が○○で使えない。

この内容に、”問い合わせ先はこの電話番号であっていますか？””どうしたらいいですか””○○（領収証の再発行や返金）はできますか？”をつけると、先方はこの先何を質問するべきか何を用意するべきかなど対応がとてもスムーズに進みます。

問い合わせ内容によっては、詳細が必要になることもあります。

例：領収証の発行の場合
購入した日（○月○日）時間帯（○時頃）・購入したもの・大まかな金額を伝えると先方は購入履歴を調べます。（ネットショッピングの場合は注文番号が必要なこともあります）

大体はこの２つの内容が伝われば、後は先方の質問に答えるだけです。この時も、質問の内容だけに答えましょう。

後伝えるべきことは

以上です。

これで、来店までの時間を割いて来店することもないですし来店までの間にいろんなことを考えなくてすみます。時間もお金も無駄して欲しくないので、これで一つ悩みが解消できたらとても嬉しいです。